○公文書管理規程
令和6年3月25日
神奈川県内広域水道企業団企業管理規程第7号
公文書管理規程の全部を改正する規程を次のように定める。
公文書管理規程の全部を改正する規程
公文書管理規程(平成15年神奈川県内広域水道企業団企業管理規程第9号)の全部を改正する。
目次
第1章 総則(第1条~第9条)
第2章 公文書の受領及び収受(第10条~第11条)
第3章 公文書の処理(第12条~第21条)
第4章 公文書の施行(第22条~第25条)
第5章 公文書の保管、保存及び廃棄(第26条~第33条)
第6章 補則(第34条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、神奈川県内広域水道企業団(以下「企業団」という。)における公文書の作成、受領、分類、整理、保存及び廃棄並びに管理組織について必要な事項を定めるものとする。
(1) 公文書 企業団の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、職員が組織的に用いるものとして、企業団が保有しているもの(新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売又は頒布することを目的として発行されるものを除く。)をいう。
(2) 部 水道用水供給事業の設置等に関する条例(昭和44年神奈川県内広域水道企業団条例第10号)第4条に規定する部をいう。
(3) 課 組織等に関する規程(昭和44年神奈川県内広域水道企業団企業管理規程第1号。以下「組織規程」という。)第2条第1項に規定する課、場、所及びセンターをいう。
(4) 係長 組織規程第6条第2項に規定する係長及び主幹をいう。
(5) 文書管理システム 公文書の作成、取得、分類、記録、整理、保存、廃棄等の事務を総合的に管理する情報処理システムで、総務部総務課長(以下「総務課長」という。)が管理するものをいう。
(6) 電子決裁 電子的な方式により公文書を回議し、及び決裁を得、又は公文書を供覧することをいう。
(7) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(事務処理の原則)
第3条 事務は、公文書によって行うものとする。
2 公文書に係る事務処理は、原則として文書管理システムで行うものとする。
3 事務を適正かつ円滑に処理するため、公文書は、その存在及び所在を常に把握できる状態にしておかなければならない。
4 公文書は、常に整理し、非常災害に対する措置を講じておかなければならない。
5 公文書は、この規程に定める保存期間が経過したときは、この規程に定めるところにより廃棄するものとする。
(公文書の取扱いの年度)
第4条 公文書の取扱いは、会計年度によるものとする。
(文書管理組織)
第5条 総務課長は、企業団における文書事務を統轄する。
2 文書事務の適正な管理を図るため、課に文書管理主任及び文書事務員を置く。
3 文書管理主任は当該課の係長等を、文書事務員は当該課の職員をもって充て、課の長(以下「課長」という。)が指定する。
(総務課長の職務)
第6条 総務課長は、文書事務の適正かつ円滑な処理を図るため、文書事務に関する基準を定め、課長及び文書管理主任に対し必要な指導及び助言をすることができる。
2 総務課長は、企業団の文書事務の実態について調査し、課長及び文書管理主任に対し必要な報告を求めることができる。
3 総務課長は、文書管理システムの統括管理者として、文書管理システムの安定的な運用、適正な管理及び安全確保に努めなければならない。
(課長の職務)
第7条 課長は、当該課における文書事務を管理し、文書事務の適正かつ円滑な処理を図るため、文書管理主任に対し必要な指示をしなければならない。
2 課長は、文書管理システムの課の管理者として、当該課における文書管理システムの利用の促進及び安全確保を図らなければならない。
3 課長は、公文書の整理を促進し、公文書の適正な保管及び保存をするため、ファイル基準表を毎会計年度ごとに作成し、総務課長に送付しなければならない。
(文書管理主任の職務)
第8条 文書管理主任は、課長の命を受け、当該課における次に掲げる文書事務を管理する。
(1) 文書事務の改善及び指導に関すること。
(2) 公文書の処理の促進に関すること。
(3) 公文書の発送に関すること。
(4) 公文書の整理、ファイリング、保管、保存及び廃棄に関すること。
(5) 処理済み文書の引継ぎに関すること。
(6) 文書管理システムの利用の促進及び適正な運用に関すること。
(7) 文書事務員への具体的な指導に関すること。
(文書事務員の職務)
第9条 文書事務員は、文書管理主任の命を受け、文書管理主任の事務を補佐する。
第2章 公文書の受領及び収受
(受領した公文書の取扱い)
第10条 企業団に到達した公文書は、原則として、課において受領するものとする。
2 課長は、受領した公文書が当該課で主管するものでないときは、これを他の主管の課へ転送しなければならない。
3 総務課において受領した書面の公文書は、次に定めるところにより、遅滞なく、処理しなければならない。
(1) 開封しないと主管の課が分からないものは開封し、それ以外のものはそのまま主管の課に交付すること。
(2) 書留扱いの郵便物その他これらに類する公文書(以下「書留郵便物等」という。)は、特殊文書収配簿(第1号様式)に必要な事項を記入の上、主管の課の職員又は名宛人に受領を確認させるための署名又は押印させた後、交付すること。
(3) 主管の課が2以上にわたる公文書は、その関係の最も多い主管の課に交付すること。
4 郵便料金の未納又は不足の郵便物は、総務課長(場、所及び広域水質管理センターにあっては、場長及び所長)が企業団の所掌する事務に関するものと認めるものに限り、その未納又は不足の料金を支払って受領することができる。
(収受の方法)
第11条 課において次に掲げる公文書を受領又は交付を受けたときは、文書管理システムに収受登録しなければならない。
(1) 当該文書に基づき回答等を要する外部文書
(2) 供覧を要する公文書
2 課において書留郵便物等を収受した場合は、前項に定めるもののほか、特殊文書収配簿に必要事項を記入しなければならない。
4 前項に規定する処理を行った電磁的記録については、これを原本とみなし、当該電磁的記録の元となった文書は廃棄するものとする。ただし、法令等の規定により、又は公文書の性質上廃棄することができないものを除くものとする。
第3章 公文書の処理
(起案の方法)
第12条 決裁を要する事案は、文書管理システムに登録した上で、電子決裁の方法による起案文書を作成しなければならない。ただし、その全部を電磁的記録として扱うことが困難であると認められるときは、文書管理システムから出力される台紙に当該起案文書の一部を添付する方法により起案文書を作成することができる。
(1) 文書管理システム以外の情報処理システムにより電子決裁が行われる公文書
(2) その保存期間が1年未満である公文書
(3) 定例的かつ定型的な事案に係る公文書
(4) 文書管理システムにより電子決裁することが困難であると総務課長が認めた公文書
4 前3項の規定により作成する起案文書にあっては、別に定める公文書作成の要領に従い、簡潔かつ的確に作成しなければならない。
5 前各項の規定にかかわらず、特に急を要する事案又は極めて軽易な事案に係る決裁については、口頭により処理することができる。この場合において、特に急を要する事案に係る決裁を口頭により処理したときは、遅滞なく、起案文書を作成しておかなければならない。
6 起案文書には、起案の要旨、理由、問題点等を記載し、必要に応じ、参考となる資料を添付しなければならない。
7 第2項のシステム外文書のうち決裁を要する事案については、次のいずれかの方法により処理するものとする。
(1) 定例的かつ定型的な事案については、定例決裁簿(第3号様式)により処理する方法
(2) その保存期間が1年未満又は1年である軽易な公文書は、処理印により処理する方法
(3) 帳票類(規程等において定めた様式に決裁欄が組み込まれているものをいう。以下同じ。)により処理する方法
(4) 文書管理システム以外の情報処理システムによる電子決裁の方法
(5) 前号に掲げる以外の事案については、文書管理システムから出力した起案用紙により処理する方法
8 定例決裁簿により定例的かつ定型的な事案を処理しようとするときは、あらかじめ、総務課長と協議したうえで、その処理開始について当該事案の決裁権者の決裁を得なければならない。
(供覧の方法)
第13条 その処理に決裁を要しないが、上司の閲覧に供する必要がある公文書は、文書管理システムに登録した上で、電子決裁の方法により供覧文書を作成し、供覧しなければならない。
2 前項の規定により供覧する場合は、必要に応じ、当該公文書の要旨、問題点等を記載するものとする。
(回議等の順序等)
第14条 決裁文書の回議又は供覧文書の供覧は、必要最小限の範囲とし、特に主管の課にあっては、その長が定める担当者以外の者への回議又は供覧は行わないこととする。
2 決裁文書は、回議を行う過程で、当該事案に係る事務を主管する係長の審査を受けなければならない。
3 他の部又は課に関係のある事案に係る決裁文書は、その部又は課に合議するものとする。この場合において、あらかじめ、当該部又は課と協議して、合議を省略し、又は必要最小限とするよう努めなければならない。
4 前項の規定により合議を受けた他の部又は課は、遅滞なく、これを処理しなければならない。
5 決裁文書の回議及び合議は、回議においては起案者から順次上位の職の決裁者まで、合議においては合議先の下位の職の者から順次上位の職の者までの順序により行うものとする。
6 電子決裁の方法による決裁文書の合議において他の2以上の部又は課の合議を要する場合においては、同時並行的に、他の2以上の部又は課の合議を行うことができる。
7 前2項の規定は、供覧文書について準用する。
8 前3項の規定にかかわらず、決裁文書又は供覧文書(以下「決裁文書等」という。)のうち電子決裁の方法により処理するものは、次に掲げる時点以降の合議又は供覧の全部又は一部を一斉に行うことができる。
(1) 他の部又は課に合議する決裁文書にあっては、主管の部又は課の長の承認を終えた時点
(2) 供覧文書にあっては、供覧を開始した時点
(文書管理主任への経由)
第15条 決裁文書は、文書管理主任を経由しなければならない。ただし、第12条第7項第1号から第4号に定める方法により処理する場合にあっては、この限りでない。
(決裁文書等の承認等)
第16条 決裁文書の承認又は供覧文書の確認をした者は、電子決裁の方法による決裁文書等にあっては承認又は確認の意思を登録し、起案用紙、定例決裁簿、処理印及び帳票類(以下「起案用紙等」という。)を用いた決裁文書等にあっては所定の欄に認印を押す又は署名をしなければならない。
(総務課長の審査)
第17条 条例、規則、企業管理規程、訓令並びに要綱その他規程形式の文案で訓令等に準ずるもの及び重要な事業に関する協定書等(以下「条例その他」という。)に係る決裁文書は、総務課長に回議した上、その審査を受けなければならない。ただし、告示及び公告で定例決裁簿により処理するものは、この限りでない。
2 課長は、条例その他の制定又は改正等に係る事案について事前に総務課長と協議しなければならない。
3 総務課長の審査に関し必要な事項は、総務課長が別に定める。
(代決による処理)
第18条 代決は、職務権限規程(昭和45年神奈川県内広域水道企業団企業管理規程第10号)第7条の規定により、急施を要するもの又はその処理についてあらかじめ決裁権者の指示を受けたものに限り行うことができる。
2 前項の規定により代決した者は、遅滞なく、その事項を当該不在であった者に報告し、その確認を求めなければならない。
(後閲による処理)
第19条 後閲は、起案文書が決裁に至るまでの過程において回議を受ける者(以下「補助者」という。)が短期間不在の場合で、その事案の処理に急を要するときに限り、主管の上席者の承認を得て、行うことができる。
2 前項の規定により後閲の処理を行った起案者は、遅滞なく、不在であった者に報告し、その確認を求めなければならない。
3 前2項の規定は、供覧文書について準用する。
(決裁文書の変更等)
第20条 決裁文書の趣旨若しくは内容を変更又は廃案にする場合は、起案者は、その旨を既に回議又は合議を終えた決裁権者又はその補助者に報告しなければならない。
(決裁後又は供覧後の処理)
第21条 決裁文書等について、決裁を受け又は供覧を終えたときは、当該決裁文書等に決裁済み又は供覧済みになったことに伴い必要となる処理を行わなければならない。
第4章 公文書の施行
(施行文書の記号及び番号等)
第22条 施行する公文書(以下「施行文書」という。)には、軽易なものを除くほか、総務課長が別に定める記号及び番号を付けなければならない。ただし、企業団の部、課相互間の公文書(以下「内部文書」という。)にあっては、記号及び番号を原則として表記しないものとする。
2 施行文書に関し必要な事項は、総務課長が別に定める。
(施行文書の照合)
第23条 施行文書は、決裁文書との照合を確実に行わなければならない。
(公印及び電子署名)
第24条 次に掲げる公文書には、公印を押印又は電子署名を行わなければならない。
(1) 法令等の規定により公印を押印することとされている公文書
(2) 企業団又は相手方の権利義務又は法的地位に重大な影響を及ぼす公文書
(3) 事実証明に関する公文書その他特に信用力を付与する必要がある公文書
(4) 前3号に掲げるもののほか、公印を押印する特別な事情があると認められる公文書
2 前項に定めるもののほか、公印の押印については、公印規程(昭和44年神奈川県内広域水道企業団企業管理規程第3号)に定めるところによる。
3 電子署名を行う公文書の種類及び必要な手続については、電子署名規程(平成18年神奈川県内広域水道企業団企業管理規程第8号)の定めるところによる。
(1) 電磁的記録である公文書 電子メールその他の電気通信回線により施行すること。
(2) 書面の公文書 郵送又は文書集配ボックスにより施行すること。
2 前項の規定にかかわらず、必要があると認めるときは、電報、ファクシミリ、宅配便等その他の方法によることができる。
第5章 公文書の保管、保存及び廃棄
(公文書の分類)
第26条 公文書は、課別及び保存期間別に分類する。
2 公文書の保存期間は、永年、10年、5年、3年、1年又は1年未満とし、その基準は別表のとおりとする。
3 公文書の保存期間は、当該公文書を作成し、又は取得した日(常時使用する公文書にあっては、その状態がなくなった日)の属する年度の翌年度の4月1日(その保存期間が1年未満である公文書にあっては、当該公文書を作成し、又は取得した日の翌日)から起算する。
4 それぞれの保存期間に属する公文書の分類は、企業団に共通する公文書にあっては総務課長が、課に固有の公文書にあっては当該課長が定める。
(公文書の整理、ファイリング及び保存)
第27条 公文書(文書管理システムで管理する電磁的記録に限る。)は、前条第4項の分類に従い、保存期間別及び会計年度別に、文書管理システムにより整理した上で保存しなければならない。
3 前項の規定にかかわらず、課長が事務処理上特に必要があると認める書面の処理済み公文書及び常時使用する公文書については、その必要とする期間を限り、引継ぎをしないことができる。
5 処理済み公文書(文書管理システムで管理する電磁的記録を除く。)のうち電磁的記録媒体に保存されたものについては、課長が、保存期間満了までの間、適切な方法で整理した上で保管しなければならない。
(公文書の保管)
第28条 課長は、書面の公文書で事案処理の終了していないものをその処理に支障のないよう確実に保管しておかなければならない。
2 課長は、事案処理の終了した書面の公文書を前条に定めるところにより整理し、ファイリング等を行った上で確実に保管しておかなければならない。
(書庫の管理)
第29条 書庫は、常に整理整とんしておかなければならない。
2 書庫内においては、火気を厳禁し、非常災害に対する措置を講じておかなければならない。
(公文書の閲覧等)
第30条 総務課長は、職員から保存文書の利用の申込みがあったときは、閲覧に供し、又は期間を定めて貸し出すことができる。この場合において、特に慎重な取扱いを要する公文書を貸し出し又は閲覧に供しようとするときは、当該文書を引き継いだ課長の承認を得なければならない。
2 課長は、自らが保管している公文書及び文書管理システムにおいて保存している公文書について、他の課の職員の請求があったときは、これを閲覧に供し又は期間を定めて貸し出すことができる。
3 前項の規定にかかわらず、課長は、文書管理システムで事案処理が終了した決裁文書等のうち、特に必要があると認めるものについては、常時他の課の職員の閲覧に供することができる。
(公文書の所管替え)
第31条 組織改編その他の事由により、事務事業の移管又は廃止があったときは、総務課長が定めるところにより、公文書の所管替えを行わなければならない。
(公文書の廃棄)
第32条 保存期間が経過した公文書は、保存期間を延長するものを除き、廃棄しなければならない。
2 課長は、事務事業の継続等により必要とされる公文書の保存期間を延長しなければならない。
3 総務課長は、文書管理システムに保存された公文書及び引継ぎを受けた公文書で保存期間が経過したもの(保存期間を延長したものを除く。)を、毎年9月末までに主管の課長の決裁を得て廃棄するものとする。この場合において、総務課長は廃棄する個別フォルダーの一覧を作成しなければならない。
4 総務課長は、保存期間を経過した公文書のうち、事務の遂行上必要があって保存期間を延長したものを廃棄する場合には、主管の課長の決裁を得て行うものとする。
5 課長は、課において自らが保管している公文書で、保存期間が満了したものを、毎年9月末日までに削除又は廃棄しなければならない。この場合において、課長は廃棄する個別フォルダーの一覧を作成しなければならない。
6 課長は、課において自らが保管している公文書で、保存期間が満了していないもの及び保存文書(永年保存に係る文書を含む。)であっても、廃棄すべき特段の理由があると認めるときは、第1項の規定にかかわらず、総務課長の決裁を得て当該公文書を廃棄することができるものとする。
7 前項までの規定により公文書を廃棄する場合は、総務課長が別に定める事項に留意しなければならない。
(公文書の取扱いの特例)
第33条 課長は、公文書の取扱いについて、この規程の定めによることができない場合は、総務課長と協議の上、この規程に定める方法以外の方法によりその全部又は一部を取り扱うことができる。
第6章 補則
(委任)
第34条 この規程に定めるもののほか、この規程の施行について必要な事項は、総務課長が定める。
附則
(施行期日)
1 この規程は、令和6年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 改正前の公文書管理規程第7号様式、第10号様式及び第11号様式については、当分の間、必要な調製をして使用することができる。
別表(第26条関係)
保存期間の区分 | 公文書の類型 |
永年保存とするもの | 1 条例、規則、企業管理規程及び訓令の制定及び改廃に関する公文書並びに告示に関する公文書で重要なもの |
2 議会議案、議会報告案及び議会会議結果並びに条例及び予算の議決に関する公文書で重要なもの | |
3 条例、規則等の解釈及び運用方針に関する公文書で重要なもの(主管の課の所掌するものに限る。) | |
4 事業の基本計画に関する公文書 | |
5 通知、催告、申請、届出及び報告に関する公文書で将来の例証となる特に重要なもの | |
6 法律関係が10年を超える許可、認可、承認、取消し等に関する公文書 | |
7 訴訟に関する公文書 | |
8 審査請求その他の争訟(訴訟を除く。)に関する公文書で重要なもの | |
9 損失補償及び損害賠償に関する公文書で重要なもの | |
10 職員の人事異動及び人事考査等に関する公文書 | |
11 企業長及び副企業長の事務引継書 | |
12 企業団の沿革に関する公文書で重要なもの | |
13 契約書、協定書等で将来の例証となる特に重要なもの | |
14 決算書及び財務諸表 | |
15 固定資産の取得に関する公文書(設計に関するものを含む。)で特に重要なもの | |
16 総勘定元帳、企業債台帳、固定資産台帳その他の台帳、帳簿、名簿等で特に重要なもの | |
17 前各号に掲げる公文書に類するものその他永年保存を必要と認める公文書 | |
10年保存とするもの | 1 議会に関する公文書(総務課の所掌するものに限る。) |
2 重要な事業の計画及び実施に関する公文書 | |
3 告示、公示及び公表に関する公文書 | |
4 通知、催告、申請、届出、照会、回答及び報告に関する公文書で重要なもの | |
5 法律関係が5年を超える許可、認可、承認、取消し等に関する公文書(永年に属するものを除く。) | |
6 審査請求その他の争訟(訴訟を除く。)に関する公文書 | |
7 損失補償及び損害賠償に関する公文書 | |
8 請願及び陳情に関する公文書で重要なもの | |
9 職員の服務に関する公文書で重要なもの(職員課の所掌するものに限る。) | |
10 固定資産の取得、管理及び処分に関する公文書で重要なもの | |
11 契約書、協定書等で重要なもの | |
12 台帳、帳簿、名簿等で重要なもの | |
13 予算、決算及び出納に関する公文書で重要なもの | |
14 前各号に掲げる公文書に類するものその他10年保存を必要と認める公文書 | |
5年保存とするもの | 1 事業の計画及び実施に関する公文書 |
2 通知、催告、申請、届出、照会、回答及び報告に関する公文書 | |
3 法律関係が3年を超える許可、認可、承認、取消し等に関する公文書(永年又は10年に属するものを除く。) | |
4 請願及び陳情に関する公文書 | |
5 非常勤職員(地方公務員法(昭和25年法律第261号)第22条の4第1項に規定する短時間勤務の職を占める職員を除く。)の任免に関する公文書 | |
6 職員の服務に関する公文書 | |
7 職員の給与及び旅費に関する公文書 | |
8 固定資産の取得、管理及び処分に関する公文書で軽易なもの | |
9 工事・委託の執行に関する公文書 | |
10 契約書、協定書等で軽易なもの | |
11 予算、収入及び支出に関する公文書 | |
12 部長の事務引継書 | |
13 前各号に掲げる公文書に類するものその他5年保存を必要と認める公文書 | |
3年保存とするもの | 1 事業の計画及び実施に関する公文書で軽易なもの |
2 職員の人事に関する公文書で軽易なもの | |
3 旅行命令簿、証人等としての出頭に関する届及び事務引継書(企業長、副企業長及び部長に係るものを除く。)その他職員の服務に関する公文書 | |
4 法律関係が1年を超える許可、認可、承認、取消し等に関する公文書(永年、10年又は5年に属するものを除く。) | |
5 講習会、研修及び会議に関する公文書 | |
6 通知、催告、申請、届出、照会、回答及び報告に関する公文書で軽易なもの | |
7 職員の被服貸与に関する公文書 | |
8 職員の福利厚生に関する公文書 | |
9 予算編成方針、予算見積調書、予算執行計画その他予算、決算及び出納に関する公文書で軽易なもの | |
10 台帳、帳簿、名簿等で軽易なもの | |
11 電気工作物の補修工事記録、巡視、点検及び測定記録、電気事故記録、運転日誌等 | |
12 監査及び出納検査に関する公文書 | |
13 特殊文書収配簿 | |
14 前各号に掲げる公文書に類するものその他3年保存を必要と認める公文書 | |
1年保存とするもの | 1 講習会、研修及び会議に関する公文書で軽易なもの |
2 通知、催告、申請、届出、照会、回答及び報告に関する公文書で特に軽易なもの | |
3 復命書の類 | |
4 予算、決算及び出納に関する公文書で特に軽易なもの | |
5 事務分担表 | |
6 月報、日報及び日誌等で軽易なもの | |
7 証明に関する公文書 | |
8 前各号に掲げる公文書に類するもののほか、永年、10年、5年、3年又は1年未満に属さない公文書 | |
1年未満とするもの | 1 別途、正本が管理されている公文書の写し |
2 定型的・日常的な業務連絡、日程表等 | |
3 出版物や公表物を編集した文書 | |
4 課の所掌事務に関する事実関係の問合せへの応答 | |
5 明白な誤り等の客観的な正確性の観点から利用に適さなくなった文書 | |
6 意思決定の途中段階で作成したもので、当該意思決定に与える影響がないものとして、長期間の保存を要しないと判断される文書 | |
7 ファイル基準表において、保存期間を1年未満と設定することが適当なものとして、業務単位で具体的に定められた文書 |