2　公文書に係る事務処理は、原則として文書管理システムで行うものとする。

3　事務を適正かつ円滑に処理するため、公文書は、その存在及び所在を常に把握できる状態にしておかなければならない。

4　公文書は、常に整理し、非常災害に対する措置を講じておかなければならない。

5　公文書は、この規程に定める保存期間が経過したときは、この規程に定めるところにより廃棄するものとする。

2　文書事務の適正な管理を図るため、課に文書管理主任及び文書事務員を置く。

3　文書管理主任は当該課の係長等を、文書事務員は当該課の職員をもって充て、課の長(以下「課長」という。)が指定する。

2　総務課長は、企業団の文書事務の実態について調査し、課長及び文書管理主任に対し必要な報告を求めることができる。

3　総務課長は、文書管理システムの統括管理者として、文書管理システムの安定的な運用、適正な管理及び安全確保に努めなければならない。

2　課長は、文書管理システムの課の管理者として、当該課における文書管理システムの利用の促進及び安全確保を図らなければならない。

3　課長は、公文書の整理を促進し、公文書の適正な保管及び保存をするため、ファイル基準表を毎会計年度ごとに作成し、総務課長に送付しなければならない。

2　課長は、受領した公文書が当該課で主管するものでないときは、これを他の主管の課へ転送しなければならない。

3　総務課において受領した書面の公文書は、次に定めるところにより、遅滞なく、処理しなければならない。

4　郵便料金の未納又は不足の郵便物は、総務課長(場、所及び広域水質管理センターにあっては、場長及び所長)が企業団の所掌する事務に関するものと認めるものに限り、その未納又は不足の料金を支払って受領することができる。

2　課において書留郵便物等を収受した場合は、前項に定めるもののほか、特殊文書収配簿に必要事項を記入しなければならない。

3　書面の文書であって、電磁的記録に変換が可能なものについては、電磁的記録に変換した上で第1項に規定する処理を行うものとする。ただし、当該文書の性質、形状等により電磁的記録への変換になじまないものについては、変換を行わずに同項に規定する収受登録を行うものとする。

4　前項に規定する処理を行った電磁的記録については、これを原本とみなし、当該電磁的記録の元となった文書は廃棄するものとする。ただし、法令等の規定により、又は公文書の性質上廃棄することができないものを除くものとする。

2　前項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる公文書(以下「システム外文書」という。)は、文書管理システム以外の方法により起案することができる。

3　文書管理システムの障害時等の第1項の規定による電子決裁の方法により難いと総務課長が認めた場合については、起案用紙(第2号様式)又は総務課長が別に定める処理印を用いて起案文書を作成することができる。

4　前3項の規定により作成する起案文書にあっては、別に定める公文書作成の要領に従い、簡潔かつ的確に作成しなければならない。

5　前各項の規定にかかわらず、特に急を要する事案又は極めて軽易な事案に係る決裁については、口頭により処理することができる。この場合において、特に急を要する事案に係る決裁を口頭により処理したときは、遅滞なく、起案文書を作成しておかなければならない。

6　起案文書には、起案の要旨、理由、問題点等を記載し、必要に応じ、参考となる資料を添付しなければならない。

7　第2項のシステム外文書のうち決裁を要する事案については、次のいずれかの方法により処理するものとする。

8　定例決裁簿により定例的かつ定型的な事案を処理しようとするときは、あらかじめ、総務課長と協議したうえで、その処理開始について当該事案の決裁権者の決裁を得なければならない。

2　前項の規定により供覧する場合は、必要に応じ、当該公文書の要旨、問題点等を記載するものとする。

3　第1項の規定による供覧文書の作成については、同項に定めるもののほか、前条第1項から第4項までの規定を準用する。

4　第1項の規定にかかわらず、システム外文書に係る事案のうち供覧を要するものについては、前条第7項の規定を準用する。

2　決裁文書は、回議を行う過程で、当該事案に係る事務を主管する係長の審査を受けなければならない。

3　他の部又は課に関係のある事案に係る決裁文書は、その部又は課に合議するものとする。この場合において、あらかじめ、当該部又は課と協議して、合議を省略し、又は必要最小限とするよう努めなければならない。

4　前項の規定により合議を受けた他の部又は課は、遅滞なく、これを処理しなければならない。

5　決裁文書の回議及び合議は、回議においては起案者から順次上位の職の決裁者まで、合議においては合議先の下位の職の者から順次上位の職の者までの順序により行うものとする。

6　電子決裁の方法による決裁文書の合議において他の2以上の部又は課の合議を要する場合においては、同時並行的に、他の2以上の部又は課の合議を行うことができる。

7　前2項の規定は、供覧文書について準用する。

8　前3項の規定にかかわらず、決裁文書又は供覧文書(以下「決裁文書等」という。)のうち電子決裁の方法により処理するものは、次に掲げる時点以降の合議又は供覧の全部又は一部を一斉に行うことができる。

2　課長は、条例その他の制定又は改正等に係る事案について事前に総務課長と協議しなければならない。

3　総務課長の審査に関し必要な事項は、総務課長が別に定める。

2　前項の規定により代決した者は、遅滞なく、その事項を当該不在であった者に報告し、その確認を求めなければならない。

2　前項の規定により後閲の処理を行った起案者は、遅滞なく、不在であった者に報告し、その確認を求めなければならない。

3　前2項の規定は、供覧文書について準用する。

2　施行文書に関し必要な事項は、総務課長が別に定める。

2　前項に定めるもののほか、公印の押印については、公印規程(昭和44年神奈川県内広域水道企業団企業管理規程第3号)に定めるところによる。

3　電子署名を行う公文書の種類及び必要な手続については、電子署名規程(平成18年神奈川県内広域水道企業団企業管理規程第8号)の定めるところによる。

2　前項の規定にかかわらず、必要があると認めるときは、電報、ファクシミリ、宅配便等その他の方法によることができる。

2　公文書の保存期間は、永年、10年、5年、3年、1年又は1年未満とし、その基準は別表のとおりとする。

3　公文書の保存期間は、当該公文書を作成し、又は取得した日(常時使用する公文書にあっては、その状態がなくなった日)の属する年度の翌年度の4月1日(その保存期間が1年未満である公文書にあっては、当該公文書を作成し、又は取得した日の翌日)から起算する。

4　それぞれの保存期間に属する公文書の分類は、企業団に共通する公文書にあっては総務課長が、課に固有の公文書にあっては当該課長が定める。

2　前項の規定により整理及び保存した公文書以外の公文書は、前条第4項の分類に従い、保存期間及び会計年度別に整理した上でファイリングし、総務課長に引き継がなければならない。ただし、文書管理システム以外の情報処理システムにより処理した公文書は、当該システムにおいて整理した上で保存することができる。

3　前項の規定にかかわらず、課長が事務処理上特に必要があると認める書面の処理済み公文書及び常時使用する公文書については、その必要とする期間を限り、引継ぎをしないことができる。

4　第2項の規定による書面の処理済み公文書の引継ぎは、当該公文書を作成又は取得した日(前項の規定により引継ぎをしなかった公文書にあっては、その必要がなくなった日)の属する年度の翌々年度の8月末日までに行うものとする。

5　処理済み公文書(文書管理システムで管理する電磁的記録を除く。)のうち電磁的記録媒体に保存されたものについては、課長が、保存期間満了までの間、適切な方法で整理した上で保管しなければならない。

6　第2項の規定にかかわらず、同項の規定により難いものについては、課長は、総務課長と協議の上、別の方法により公文書を整理することができる。

2　課長は、事案処理の終了した書面の公文書を前条に定めるところにより整理し、ファイリング等を行った上で確実に保管しておかなければならない。

2　書庫内においては、火気を厳禁し、非常災害に対する措置を講じておかなければならない。

2　課長は、自らが保管している公文書及び文書管理システムにおいて保存している公文書について、他の課の職員の請求があったときは、これを閲覧に供し又は期間を定めて貸し出すことができる。

3　前項の規定にかかわらず、課長は、文書管理システムで事案処理が終了した決裁文書等のうち、特に必要があると認めるものについては、常時他の課の職員の閲覧に供することができる。

2　課長は、事務事業の継続等により必要とされる公文書の保存期間を延長しなければならない。

3　総務課長は、文書管理システムに保存された公文書及び引継ぎを受けた公文書で保存期間が経過したもの(保存期間を延長したものを除く。)を、毎年9月末までに主管の課長の決裁を得て廃棄するものとする。この場合において、総務課長は廃棄する個別フォルダーの一覧を作成しなければならない。

4　総務課長は、保存期間を経過した公文書のうち、事務の遂行上必要があって保存期間を延長したものを廃棄する場合には、主管の課長の決裁を得て行うものとする。

5　課長は、課において自らが保管している公文書で、保存期間が満了したものを、毎年9月末日までに削除又は廃棄しなければならない。この場合において、課長は廃棄する個別フォルダーの一覧を作成しなければならない。

6　課長は、課において自らが保管している公文書で、保存期間が満了していないもの及び保存文書(永年保存に係る文書を含む。)であっても、廃棄すべき特段の理由があると認めるときは、第1項の規定にかかわらず、総務課長の決裁を得て当該公文書を廃棄することができるものとする。

7　前項までの規定により公文書を廃棄する場合は、総務課長が別に定める事項に留意しなければならない。

(施行期日)

1　この規程は、令和6年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　改正前の公文書管理規程第7号様式、第10号様式及び第11号様式については、当分の間、必要な調製をして使用することができる。