○電子情報等の利用に係る公文書事務の特例を定める規程

平成18年4月1日

神奈川県内広域水道企業団企業管理規程第7号

電子情報等の利用に係る公文書事務の特例を定める規程

(趣旨)

第1条 この規程は、公文書管理規程(令和6年神奈川県内広域水道企業団企業管理規程第7号)に定めるもののほか、神奈川県内広域水道企業団が所管する電子情報等を用いた公文書事務に関し、必要な事項を定めるものとする。

(令6企管規程8・一部改正)

(定義)

第2条 この規程において使用する用語は、情報通信技術を活用した行政の推進等に関する法律(平成14年法律第151号)及び電子署名規程(平成18年神奈川県内広域水道企業団企業管理規程第8号)において使用する用語の例によるほか、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 電子情報 電磁的記録のうち、コンピュータ処理可能な状態で磁気ディスク等に記録されている電磁的記録(電子文書を除く。)をいう。

(2) 電子文書 電磁的記録のうち、書式情報(文書の体裁に関する情報をいう。)を含めて磁気ディスク等に保存されている電磁的記録をいう。

(3) 電子情報等 電子情報及び電子文書をいう。

(4) 電子入札オンライン化システム 情報通信技術を活用した行政の推進等に関する法律の規定により、申請等を情報通信の技術を利用する方法により行うための情報システムのうち、デジタル推進課長が別に指定した情報システムをいう。

(5) 電子メールアカウント 電子メールの利用者を特定するために用いるコードをいう。

(平19企管規程6・令2企管規程1・令4企管規程4・令6企管規程8・一部改正)

(電子入札オンライン化システムによる電子情報等の到達確認)

第3条 主任者は、電子入札オンライン化システムによる電子情報等の到達の有無を定期的に確認しなければならない。

(電子入札オンライン化システムによる電子情報等の収受)

第4条 電子入札オンライン化システムにより到達した電子情報等は、主任者が速やかに、当該電子情報等の内容を確認するとともに、当該電子情報等に電子署名が行われている場合には、当該電子署名の正当性を確認した上で、当該電子入札オンライン化システムにより収受の手続をとるものとする。

2 前項の規定により収受した電子情報等は、当該収受の手続を行った電子入札オンライン化システムにより一の申請等ごとに番号を付して管理しなければならない。この場合において、主任者は、当該電子入札オンライン化システムにおいて重複付番が発生しないようにしなければならない。

3 収受した電子情報等は、次の各号に掲げる要件のいずれにも該当する状態において保管しなければならない。

(1) 電子情報等について、保存期間が満了するまでの間、収受の時と同じ状態を保つことができ、かつ、改ざんを防止できること。

(2) 電子情報等への不正なアクセスを防止することができ、かつ、電子情報等に関する情報が漏えいしないこと。

(3) 電子情報等の内容を、必要に応じて電子計算機その他の機器を用いて表示し、及び確認ができること。

(令6企管規程8・一部改正)

(電子入札オンライン化システムにより行われた申請等に係る文書作成等)

第5条 電子入札オンライン化システムにより行われた申請等の事務処理に当たっては、前条第4項に規定する場合を除き、当該申請等に係る電子情報等の内容(前条第2項に規定する番号を含む。)が確認できる文書を当該電子入札オンライン化システムにより作成しなければならない。

2 前項に規定する文書による事務処理を行う場合で、当該事務処理を行うために必要があると認めるときは、その都度、前項に規定する電子情報等と照合しなければならない。

3 電子入札オンライン化システムにより行われた申請等を処理するための起案は、前条第4項に規定する文書又は第1項に規定する文書を添付して行うものとする。

(電子入札オンライン化システムにより行われた申請等に対する通知等)

第6条 電子入札オンライン化システムにより行われた申請等に対する通知等は、当該電子入札オンライン化システムにより行うことができる。

2 前項の規定により通知等を行う場合で、当該通知等が処分通知等に該当するときは、主任者は、施行する電子情報等及び当該電子情報等の原議を電子署名主任又は電子署名補助員に提出し、その審査を受け、電子署名を受けなければならない。

3 電子署名主任及び電子署名補助員は、前項の規定により審査した結果、適当であると認めたときは、当該電子文書に自ら電子署名を行い、原議の公印欄に、電子署名を行った年月日を記入するとともに、記名又は押印をしなければならない。

(電子入札オンライン化システムによる電子情報等及び文書の保管及び保存)

第7条 第4条第3項の規定により保管する電子情報等並びに第5条第1項及び第3項の規定により作成した文書の保管及び保存に際しては、当該電子情報等及び当該文書の保存期間が満了するまでの間は、必要の都度、相互にその内容を確認できるようにしなければならない。

(電子入札オンライン化システムにより保管する電子情報等の引渡し)

第8条 第4条第3項の規定により主務課長が保管する電子情報等の保存期間が満了した場合の総務課長への引渡しの方法等については、電子入札オンライン化システムを所管する課長と総務課長との協議により定められたところによるものとする。

(平19企管規程6・一部改正)

(実施規定)

第9条 この規程の施行に関し必要な事項は、総務課長が定める。

(平19企管規程6・一部改正、令6企管規程8・旧第11条繰上)

この規程は、公表の日から施行する。

(平成19年企管規程第6号)

(施行期日)

1 この規程は、平成19年4月1日から施行する。

(令和2年企管規程第1号)

この規程は、令和2年3月3日から施行する。

(令和4年企管規程第4号)

この規程は、令和4年4月1日から施行する。

(令和6年企管規程第8号)

この規程は、令和6年4月1日から施行する。

電子情報等の利用に係る公文書事務の特例を定める規程

平成18年4月1日 企業管理規程第7号

(令和6年4月1日施行)