○神奈川県内広域水道企業団特定個人情報取扱規程
平成27年11月9日
神奈川県内広域水道企業団企業管理規程第5号
神奈川県内広域水道企業団特定個人情報取扱規程を次のように定める。
神奈川県内広域水道企業団特定個人情報取扱規程
目次
第1章 総則(第1条～第5条)
第2章 安全管理措置
第1節 組織的安全管理措置・人的安全管理措置(第6条～第16条)
第2節 物理的安全管理措置(第17条～第20条)
第3節 技術的安全管理措置(第21条～第24条)
第3章 特定個人情報等の取得(第25条～第35条)
第4章 特定個人情報の利用(第36条～第40条)
第5章 特定個人情報の保管(第41条～第45条)
第6章 特定個人情報の提供(第46条～第49条)
第7章 特定個人情報の開示、訂正等及び利用停止等(第50条～第54条)
第8章 特定個人情報の廃棄・削除(第55条～第58条)
第9章 特定個人情報の委託の取扱い(第59条)
第10章 補則(第60条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、神奈川県内広域水道企業団(以下「企業団」という。)が、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号利用法」という。)」、「個人情報の保護に関する法律」(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)及び「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(行政機関等・地方公共団体編)(平成26年特定個人情報保護委員会告示第6号。以下「ガイドライン」という。)」に基づき、企業団における特定個人情報等の適正な取扱いを確保するため、特定個人情報等の「取得」、「保管」、「利用」、「提供」、「開示、訂正及び利用停止」、「廃棄・削除」の各段階(以下「特定個人情報等に関する業務」という。)における留意事項及び安全管理措置について定めるものであり、特定個人情報等に関しては、企業団の個人情報保護に関する規程に優先してこの規程が適用される。
(令5企管規程7・一部改正)
(1) 個人情報 個人情報保護法第2条第1項に規定する個人情報をいう。
(2) 個人番号 番号利用法第2条第5項に規定する個人番号をいう。
(3) 特定個人情報 番号利用法第2条第8項に規定する個人情報をいう。
(4) 特定個人情報等 個人番号及び特定個人情報を併せたものをいう。
(5) 個人情報ファイル 個人情報保護法第60条第2項に規定する個人情報ファイルをいう。
(6) 特定個人情報ファイル 番号利用法第2条第9項に規定する特定個人情報ファイルをいう。
(7) 保有個人情報 個人情報保護法第60条第1項に規定する保有個人情報をいう。
(8) 個人番号利用事務 番号利用法第2条第10項に規定する個人番号利用事務をいう。
(9) 個人番号関係事務 番号利用法第2条第11項に規定する個人番号関係事務をいう。
(10) 個人番号利用事務実施者 番号利用法第2条第12項に規定する個人番号利用事務実施者をいう。
(11) 個人番号関係事務実施者 番号利用法第2条第13項に規定する個人番号関係事務実施者をいう。
(12) 職員 企業長、副企業長、常勤職員、再任用職員、臨時的任用職員及び会計年度任用職員をいう。
(13) 事務取扱責任者 特定個人情報等の管理に関する責任を担う者をいう。
(14) 事務取扱担当者 職員課において個人番号を取り扱う事務に従事する者をいう。
(15) 事務取扱補助者 各所属において個人番号が記載された書類等を受領し、職員課の事務取扱担当者に受け渡す事務に従事する者をいう。
(16) 管理区域 特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを管理する区域をいう。
(17) 取扱区域 特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域をいう。
(令3企管規程2・令5企管規程7・一部改正)
(職員からの特定個人情報等の提出及び利用目的)
第3条 新たに採用された職員は、人事異動通知書等の交付を受けた日から14日以内に、個人番号が記載された個人番号カード表裏面の写し又は個人番号が記載された通知カードの写し及び当該通知カードに記載された事項がその者に係るものであることを証するものとして行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律施行規則(平成26年内閣府・総務省令第3号)に規定する書類の写しを職員課長に提出するものとする。
2 職員は、次条に規定する事務に必要な場合には、職員本人並びに配偶者及び扶養親族(以下「扶養親族等」という。)の個人番号を当該事務に関する届出等に必要な書類に記載するものとする。この場合、扶養親族等に係る番号利用法第16条に規定する本人確認は当該職員が行うものとする。
3 職員が提出した特定個人情報等は、次条に規定する事務に利用することを目的とする場合にのみ、使用することができる。
(令3企管規程2・一部改正)
(個人番号を取り扱う事務の範囲)
第4条 個人番号を取り扱う事務の範囲は、次の各号のとおりとする。
(1) 給与所得・退職所得の源泉徴収票作成事務
(2) 地方税特別徴収関連事務
(3) 支払調書(保険取引に関連するものを含む。)作成関連事務
(4) 報酬・料金等の支払調書作成事務
(5) 不動産の使用料等の支払調書作成事務
(6) 不動産等の譲受けの対価の支払調書作成事務
(7) 公共職業安定所等への雇用・労働保険関係届出事務
(8) 金融機関への財産形成貯蓄の申し込み等に関する事務
(9) 地方職員共済組合等への共済関係届出事務
(10) 日本年金機構等への社会保険関係届出事務
(11) 上記各号に関連する事務
(平29企管規程1・令5企管規程7・一部改正)
(1) 職員又は職員以外の個人から、番号利用法第16条に基づく本人確認の措置を実施する際に提示を受けた本人確認書類又はその写し
(2) 税務署等の行政機関等に提出するために作成した法定調書及びこれらの控え
(3) 法定調書を作成するうえで職員又は職員以外の個人から受領する個人番号が記載された申告書等
(4) 前各号のほか個人番号と関連づけて保存される情報
第2章 安全管理措置
第1節 組織的安全管理措置・人的安全管理措置
(組織体制)
第6条 特定個人情報等を管理する所属は総務部職員課とする。
2 事務取扱責任者は、職員課長とする。
3 事務取扱担当者は、職員課長以外の職員課職員のうちから職員課長が指名した者とする。
4 事務取扱補助者は、課の庶務を担当する係長又は主幹(場及び所においては総務担当の主幹)及び職員課長が指名した者とする。
(平31企管規程5・令3企管規程2・一部改正)
(事務取扱責任者の責務)
第7条 事務取扱責任者は、この規程に定められた事項を理解し、遵守するとともに、事務取扱担当者及び事務取扱補助者にこれを理解させ、遵守させるための教育訓練を必要に応じて実施する。また、安全管理対策の実施及び周知徹底等の措置を実施する責任を負うものとする。
2 事務取扱責任者は、次の各号の業務を所管するものとする。
(1) 特定個人情報の安全管理に関する教育・研修の企画
(2) 特定個人情報の利用の承認及び記録等の管理
(3) 管理区域及び取扱区域の設定
(4) 特定個人情報の取扱区分及び権限についての設定及び変更の管理
(5) 特定個人情報の取扱状況の把握
(6) 委託先における特定個人情報の取扱状況等の監督
(7) 特定個人情報の安全管理に関する教育・研修の実施
(8) その他特定個人情報の安全管理に関すること
(事務取扱担当者の監督)
第8条 事務取扱責任者は、特定個人情報等がこの規程に基づき適正に取り扱われるよう、必要に応じて事務取扱担当者から第13条各号の記録を提出させるなどのほか、事務取扱担当者に対して必要かつ適切な監督を行うものとする。
(事務取扱担当者及び事務取扱補助者の責務)
第9条 事務取扱担当者は、特定個人情報等に関する業務に従事する際、番号利用法及び個人情報保護法並びにその他の関連法令、ガイドライン、この規程及びその他の規定並びに事務取扱責任者の指示した事項に従い、特定個人情報の保護に十分な注意を払ってその業務を行うものとする。
2 事務取扱担当者は、特定個人情報の漏えい等、番号利用法及び個人情報保護法並びにその他の関連法令、ガイドライン、この規程及びその他の規定に違反している事実又は兆候を把握した場合、速やかに事務取扱責任者に報告するものとする。
3 各所属において個人番号が記載された書類等の受領をする事務取扱補助者は、封かんされた書類を受け取った後はできるだけ速やかにその書類を総務部職員課に受け渡すこと(総務部職員課に受け渡すまでの当該所属で保管する間は、施錠できるキャビネット・書庫等に保管すること)とし、自分の手元に特定個人情報等を残してはならないものとする。この場合において、個人番号を見ることがないようにするものとする。
(令3企管規程2・令5企管規程7・一部改正)
(秘密保持)
第10条 特定個人情報等の秘密保持に関する事項は、地方公務員法(昭和25年法律第261号)の規定によるほか、職員の服務に関する規程(昭和44年神奈川県内広域水道企業団企業管理規程第6号)の規定によるものとする。
(事務処理手順)
第11条 個人番号を取り扱う際の事務処理手順は、次の各号のとおりとする。
(5) 第4条第11号の事務 関連する号の事務処理手順に準ずる。
(令5企管規程7・一部改正)
(運用状況の記録)
第12条 事務取扱担当者は、この規程に基づく運用状況を確認するため、次の各号のとおり、利用状況(ログイン実績、アクセスログ等をいう。以下同じ)を記録するものとする。
(1) 特定個人情報の取得及び特定個人情報ファイルへの入力状況
(2) 特定個人情報ファイルの利用・出力状況の記録
(3) 書類・電子媒体等の持出しの記録
(4) 特定個人情報ファイルの削除・廃棄記録
(5) 削除・廃棄を委託した場合、これを証明する記録等
(6) 特定個人情報ファイルを情報システムで取り扱う場合、事務取扱担当者の情報システムの利用状況の記録
(取扱状況の確認手段)
第13条 事務取扱担当者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認するための手段として、特定個人情報管理台帳に次の各号の事項を記録するものとする。なお、特定個人情報管理台帳には、特定個人情報等は記載しないものとする。
(1) 特定個人情報ファイルの種類、名称
(2) 責任者、取扱部署
(3) 利用目的
(4) 削除・廃棄状況
(5) アクセス権を有する者
(6) 特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムの「管理区域」の場所
(7) 特定個人情報等を取り扱う事務を実施する「取扱区域」の場所
(漏えい等事案への対応)
第14条 事務取扱責任者は、特定個人情報の漏えい、滅失若しくは毀損若しくはそのおそれのある事案その他の番号利用法違反の事案又は番号利用法違反のおそれのある事案(以下「漏えい等事案」という。)が発生したことを知った場合又はその可能性が高いと判断した場合には、この規程に基づき、企業長、副企業長及び総務部長と連携して適切に対処するものとする。
2 事務取扱責任者は、漏えい等事案が発生したと判断した場合又はその可能性が高いと判断した場合は、被害の拡大の防止及び復旧を図るとともに、その旨及び調査結果を企業長に報告しなければならない。
3 事務取扱責任者は、漏えい等事案が発生したと判断した場合又はその可能性が高いと判断した場合は、その事実を当該漏えい等事案の対象となった者(以下「情報主体」という。)に通知するとともに、必要に応じて公表する。また、漏えい等事案への対応状況の記録を年に1回以上の頻度で分析するものとする。
4 事務取扱責任者は、漏えい等事案が発生したと判断した場合又はその可能性が高いと判断した場合は、漏えい等事案が発生した原因を分析し、再発防止に向けた対策を講じなければならない。
5 事務取扱責任者は、番号利用法第29条の4第1項に定める報告を要する事態が発生した場合は、同条各項の規定に基づき適切に対処しなければならない。
(令4企管規程3・一部改正)
(苦情対応)
第15条 事務取扱担当者は、番号利用法、個人情報保護法、ガイドライン又はこの規程に関し、情報主体から苦情の申出を受けた場合には、その旨を事務取扱責任者に報告する。報告を受けた事務取扱責任者は、適切に対応するものとする。
(令5企管規程7・一部改正)
(取扱状況の確認並びに安全管理措置の見直し)
第16条 事務取扱責任者は、年1回以上の頻度又は臨時に特定個人情報の運用状況の記録及び特定個人情報ファイルの取扱状況の確認を実施し、併せて他事業体における漏えい等事案を踏まえ、類似事例の再発防止のために必要な措置の検討を行うものとする。
(令4企管規程3・一部改正)
第2節 物理的安全管理措置
(特定個人情報等を取扱う区域の管理)
第17条 事務取扱責任者は管理区域及び取扱区域を明確にし、それぞれの区域に対し、次の各号に規定する措置を講じるものとする。
(1) 管理区域 職員が不在の際は施錠することとする。
(2) 取扱区域 取扱中は、取り扱っている旨及び近傍への接近を禁止する旨を明示するなど、事務取扱担当者以外の者が取扱区域に近づくことがないよう工夫するものとする。
(機器及び電子媒体等の盗難等の防止)
第18条 事務取扱責任者は管理区域及び取扱区域における特定個人情報等を取扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するために、次の各号に掲げる措置を講じるものとする。
(1) 特定個人情報等を取扱う電子媒体又は書類等を、施錠できるキャビネット・書庫等に保管するものとする。
(2) 特定個人情報ファイルを取扱う情報システム機器が持ち運び可能な場合には、セキュリティワイヤー等により固定するものとする。
(電子媒体等を持ち出す場合の漏えい等の防止)
第19条 特定個人情報等が記録された電子媒体又は書類等の持出しは、次の各号に掲げる場合を除き禁止する。なお、「持出し」とは、特定個人情報等を、管理区域又は取扱区域の外へ移動させることをいう。
(1) 行政機関等への法定調書の提出等、企業団が実施する個人番号関係事務に関して個人番号利用事務実施者に対しデータ又は書類を提出する場合
(2) 個人番号関係事務に係る外部委託先に、委託事務を実施する上で必要と認められる範囲内でデータを提供する場合
(1) 特定個人情報等が記録された電子媒体を安全に持ち出す方法
ア 持出しデータの暗号化
イ 持出しデータのパスワードによる保護
(2) 特定個人情報等が記載された書類等を安全に持ち出す方法 封かん(各所属の事務取扱補助者から職員課の事務取扱担当者に特定個人情報等が記載された書類等を移送する場合を含む。)
(令3企管規程2・一部改正)
(廃棄、削除段階における物理的安全管理措置)
第20条 特定個人情報等の廃棄・削除段階における記録媒体等の管理は次の各号のとおりとする。
(1) 事務取扱担当者は、特定個人情報等が記録された書類等を廃棄する場合、シュレッダー等による記載内容が復元不能となるまでの裁断又は外部の焼却場等での焼却・溶解等の復元不可能な手段を用いるものとする。
(2) 事務取扱担当者は、特定個人情報等が記録された機器及び電子媒体等を廃棄する場合、専用データ削除ソフトウェアの利用又は物理的な破壊等により、復元不可能な手段を用いるものとする。
(3) 事務取扱担当者は、特定個人情報ファイル中の個人番号又は一部の特定個人情報等を削除する場合、容易に復元できない手段を用いるものとする。
(4) 特定個人情報等を取り扱う情報システムにおいては、当該関連する法定調書の法定保存期間経過後1年以内に個人番号を削除するものとする。
(5) 個人番号が記載された書類等については、当該関連する法定調書の法定保存期間経過後1年以内に廃棄をするものとする。
2 事務取扱担当者は、個人番号若しくは特定個人情報ファイルを削除した場合又は電子媒体等を廃棄した場合には、削除又は廃棄した記録を保存するものとする。削除・廃棄の記録にあたっては、特定個人情報ファイルの種類・名称、責任者・取扱所属、削除・廃棄状況を記録するものとし、個人番号自体は含めないものとする。
第3節 技術的安全管理措置
(アクセス制御)
第21条 特定個人情報ファイルへのアクセス制御は次の各号のとおりとする。
(1) 個人番号と紐付けてアクセスできる情報の範囲を限定する。
(2) 特定個人情報等を取り扱う情報システムを限定する。
(3) ユーザーIDに付与するアクセス権により、特定個人情報等を取り扱う情報システムを使用できる者を事務取扱担当者に限定する。
(アクセス者の識別と認証)
第22条 特定個人情報等を取り扱う情報システムは、ユーザーID及びパスワードを用いた識別方法により、事務取扱担当者が正当なアクセス権を有する者であることを、識別した結果に基づき認証するものとする。
(外部からの不正アクセス等の防止)
第23条 事務取扱責任者は、特定個人情報を取り扱う情報システムと外部ネットワークとの接続箇所に、ファイアウォール等を設置し、不正アクセスを遮断する方法により、特定個人情報等を取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護するものとする。
(漏えい等の防止)
第24条 特定個人情報等は、原則としてインターネット等により外部に送信しないものとする。止むを得ず送信する場合は、次の各号に掲げる措置を講ずるものとする。
(1) 通信経路における漏えい等の防止策 通信経路の暗号化
(2) 情報システムに保存されている特定個人情報等の漏えい等の防止策 データの暗号化又はパスワードによる保護
(令4企管規程3・一部改正)
第3章 特定個人情報等の取得
(特定個人情報の適正な取得)
第25条 特定個人情報等は適法かつ公正な手段によって取得するものとする。
(特定個人情報の利用目的)
第26条 職員又は第三者から取得する特定個人情報の利用目的は、第4条に掲げた個人番号を取り扱う事務の範囲内とする。
(特定個人情報の取得時の利用目的の通知等)
第27条 特定個人情報を取得する場合は、速やかにその利用目的を本人に通知しなければならない。この場合において、「通知」の方法については、原則として書面(電子的方式、磁気的方式、その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録を含む。以下同じ。)によるものとする。ただし、企業団の職員から特定個人情報を取得する場合には、イントラネットにおける通知、利用目的を記載した書類の提示、企業管理規程への明記等(以下「組織内周知」という。)の方法によることができるものとする。
2 利用目的の変更を要する場合は、本人への通知(職員にあっては組織内周知)を行うことにより、変更後の利用目的の範囲内で特定個人情報を利用することができる。
(個人番号の提供の要求等)
第28条 個人番号の提供の求めは、第4条に掲げる事務を処理するために必要がある場合に限り行うことができるものとする。
2 職員又は第三者が、企業団からの個人番号の提供の要求又は第32条に基づく本人確認に応じない場合には、番号利用法に基づくマイナンバー制度の意義について説明をし、個人番号の提供及び本人確認に応ずるように求め、そのことを記録するものとする。
(個人番号の提供を求める時期)
第29条 第4条に掲げる事務を処理するために必要があるときは、個人番号の提供を求めることができるものとする。
2 前項の規定にかかわらず、本人との法律関係等に基づき、個人番号関係事務の発生が予測される場合には、採用を決定した時点等の当該事務の発生が予測できた時点で個人番号の提供を求めることをできるものとする。
(特定個人情報の提供の求めの制限)
第30条 特定個人情報の提供の求めは、番号利用法第19条各号のいずれかに該当し特定個人情報の提供を受けることができる場合を除き行ってはならない。
(特定個人情報の収集制限)
第31条 事務取扱責任者は、第4条に定める事務の範囲を超えて、特定個人情報を収集しないものとする。
(本人確認)
第32条 事務取扱責任者は、番号利用法第16条に定める方法により、職員又は第三者の個人番号の確認及び当該人の身元確認を行うものとする。また、代理人については、同条に定める各方法により、当該代理人の身元確認、代理権の確認及び本人の個人番号の確認を行うものとする。
(取得段階における組織的安全管理措置・人的安全管理措置)
第33条 特定個人情報の取得段階における組織的安全管理措置及び人的安全管理措置は前章(安全管理措置)第1節(組織的安全管理措置・人的安全管理措置)に従うものとする。
(令5企管規程7・一部改正)
(取得段階における物理的安全管理措置)
第34条 特定個人情報の取得段階における物理的安全管理措置は前章(安全管理措置)第2節(物理的安全管理措置)に従うものとする。
(令5企管規程7・一部改正)
(取得段階における技術的安全管理措置)
第35条 特定個人情報の取得段階における技術的安全管理措置は前章(安全管理措置)第3節(技術的安全管理措置)に従うものとする。
(令5企管規程7・一部改正)
第4章 特定個人情報の利用
(個人番号の利用制限)
第36条 事務取扱責任者は、第26条に掲げる利用目的の範囲内でのみ個人番号を利用するものとする。
2 事務取扱責任者は、人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合を除き、本人の同意があったとしても、利用目的を超えて特定個人情報を利用してはならないものとする。
(特定個人情報ファイルの作成の制限)
第37条 特定個人情報ファイルは、第4条に定める事務を実施するために必要な範囲に限り作成するものとし、これらの場合を除き特定個人情報ファイルを作成しないものとする。
(利用段階における組織的安全管理措置・人的安全管理措置)
第38条 特定個人情報の利用段階における組織的安全管理措置及び人的安全管理措置は第2章(安全管理措置)第1節(組織的安全管理措置・人的安全管理措置)に従うものとする。
(利用段階における物理的安全管理措置)
第39条 特定個人情報の利用段階における物理的安全管理措置は第2章(安全管理措置)第2節(物理的安全管理措置)に従うものとする。
(利用段階における技術的安全管理措置)
第40条 特定個人情報の利用段階における技術的安全管理措置は第2章(安全管理措置)第3節(技術的安全管理措置)に従うものとする。
第5章 特定個人情報の保管
(特定個人情報の正確性の確保)
第41条 事務取扱責任者は、特定個人情報を、第26条に掲げる利用目的の範囲において、正確かつ最新の状態で管理するよう努めるものとする。
(特定個人情報の保管制限)
第42条 事務取扱責任者は、第4条に定める事務の範囲を超えて、特定個人情報を保管してはならない。
2 事務取扱責任者は、所管法令で定められた個人番号を記載する書類等の保存期間を経過するまでの間は、当該書類だけでなく、支払調書を作成するシステム内においても個人番号を保管することができる。
3 事務取扱責任者は、番号利用法上の本人確認の措置を実施する際に提示を受けた本人確認書類(個人番号カード、通知カード、身元確認書類等)の写し、企業団が行政機関等に提出する法定調書の控え、当該法定調書を作成するうえで企業団が受領する個人番号が記載された申告書等を特定個人情報として保管するものとする。これらの書類については、関連する所管法令で定められた個人番号を記載する書類等の保存期間を経過するまでの間保存することができる。
(保管段階における組織的安全管理措置・人的安全管理措置)
第43条 特定個人情報の保管段階における組織的安全管理措置及び人的安全管理措置は第2章(安全管理措置)第1節(組織的安全管理措置・人的安全管理措置)に従うものとする。
(保管段階における物理的安全管理措置)
第44条 特定個人情報の保管段階における物理的安全管理措置は第2章(安全管理措置)第2節(物理的安全管理措置)に従うものとする。
(保管段階における技術的安全管理措置)
第45条 特定個人情報の保管段階における技術的安全管理措置は第2章(安全管理措置)第3節(技術的安全管理措置)に従うものとする。
第6章 特定個人情報の提供
(特定個人情報の提供制限)
第46条 事務取扱責任者は、番号利用法第19条各号に掲げる場合を除き、特定個人情報を第三者に提供してはならない。
(提供段階における組織的安全管理措置・人的安全管理措置)
第47条 特定個人情報の提供段階における組織的安全管理措置及び人的安全管理措置は第2章(安全管理措置)第1節(組織的安全管理措置・人的安全管理措置)に従うものとする。
(提供段階における物理的安全管理措置)
第48条 特定個人情報の提供段階における物理的安全管理措置は第2章(安全管理措置)第2節(物理的安全管理措置)に従うものとする。
(提供段階における技術的安全管理措置)
第49条 特定個人情報の提供段階における技術的安全管理措置は第2章(安全管理措置)第3節(技術的安全管理措置)に従うものとする。
第7章 特定個人情報の開示、訂正等及び利用停止等
(保有特定個人情報の開示)
第50条 企業長は、本人から当該本人が識別される保有特定個人情報について開示を求められた場合は、次条に規定する手続き及び方法により、遅滞なく、当該情報の該当者であることを厳格に確認した上で、当該本人が開示を求めてきた範囲内でこれに応ずるものとする。なお、当該本人に法定調書の写しを送付する際、法定調書の写しに本人以外の個人番号が含まれている場合には、その部分については伏字等の処理をするものとする。
2 企業長は、次の各号の事由に該当する場合には、当該開示請求の全部又は一部を不開示とすることができ、その場合には請求者に対してその旨及び理由(根拠とした個人情報保護法の条文及び判断の基準となる事実)を説明することとする。
(1) 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
(2) 企業団の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
(3) 他の法令に違反することとなる場合
(令5企管規程7・一部改正)
(保有特定個人情報の開示請求処理手順)
第51条 個人情報保護法第77条及び前条に基づき本人又はその代理人(未成年者もしくは成年被後見人の法定代理人、又は本人が委任した任意代理人をいう。以下同じ。)から当該本人が識別される特定個人情報に係る保有個人情報について開示請求を受けた場合は、次の手順により開示することとする。
(1) 受付時の確認 事務取扱責任者は、次に定める点について、各々検討の上、受付の可否を決定する。
ア 所定の様式の書面(請求者の氏名・住所・電話番号、請求年月日、請求に係る個人情報の内容が記載されているもの)による請求であること。
イ 個人情報保護法第89条の規定による費用の負担について請求者が応諾していること。
ウ 代理人による請求の場合は、所定の委任状によるものであること。
(2) 開示の可否の決定 企業長は、次に定める点について、各々検討の上、開示の可否を決定する。
ア 請求された特定個人情報が存在するか否か。
イ 請求内容が、保有特定個人情報に該当するか否か。
ウ 個人情報保護法第78条第1項各号に定める不開示事由に該当するか否か。
(3) 不開示の場合の対応 企業長は、前号に基づき保有特定個人情報の全部又は一部を開示しない旨の決定をしたときはその旨を通知し、その理由についても説明をすることとする。
(4) 請求者に対する通知時期 企業長は、開示請求に対する回答(不開示の場合の通知も含む)を書面にて、遅滞なく郵送又はこれに代わる方法により通知するものとする。
(令5企管規程7・一部改正)
(保有特定個人情報の訂正等)
第52条 企業長は、当該本人が識別される保有特定個人情報の内容が事実でないことを理由に当該本人から訂正、追加又は削除(以下「訂正等」という。)を求められた場合は、必要な調査を行い、その結果に基づき、遅滞なくこれに応ずることとする。かかる訂正等を行ったとき、又は訂正等を行わない旨の決定をしたときは、当該本人に対し、遅滞なくその旨(訂正等を行ったときは、その内容を含む。)を通知するものとする。なお、訂正等を行わない場合又は当該本人の求めと異なる措置をとる場合は、その判断の根拠及びその根拠となる事実を示し、その理由を説明することとする。
(1) 当該請求者に対し、訂正等すべき内容が事実である旨を証明できる資料の提出を求める。
(2) 企業長は、提出された資料に基づき、利用目的の達成に必要な範囲内において遅滞なく必要な調査を行い、訂正等を行うかどうかを決定する。
(3) 検討した結果については、遅滞なく当該請求者に対して、郵送又はこれに代わる方法により通知する。また訂正等の措置をとらない場合は、判断の根拠及び根拠となる事実を示し、その理由についても説明をすることとする。
2 保有特定個人情報の訂正等は、次の各号に従って行わなければならない。
(1) 事務取扱責任者は、当該保有特定個人情報を取扱う事務取扱担当者を指名することとし、その者以外の者に訂正等の作業を行わせてはならない。
(2) 事務取扱担当者は、訂正等の作業を事務取扱責任者の指示に従って行い、事務取扱責任者が作業結果を確認する。
(3) 事務取扱責任者は、更新理由、訂正等の申請者、訂正等の日付、管理責任者、事務取扱担当者及び訂正等の内容を記録し1年間保管する。
(保有特定個人情報の利用停止等)
第54条 企業長は、本人から、個人情報保護法第35条の規定に基づき、利用停止を求められた場合であって、利用停止に理由があることが判明したときは、違反を是正するために必要な限度で、遅滞なく、当該特定個人情報の利用停止を行わなければならない。ただし、利用停止を行うことに多額の費用を要する場合その他の利用停止を行うことが困難な場合であって、当該本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りではない。
2 前項の規定に基づき求められた利用停止の全部又は一部を行ったとき若しくは行わない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨(当該本人から求められた措置と異なる措置を行う場合にはその措置内容を含む。)を通知しなければならない。なお、利用停止を行わない場合又は本人の求めと異なる措置をとる場合は、その判断の根拠及びその根拠となる事実を示し、その理由を説明することとする。
(令5企管規程7・一部改正)
第8章 特定個人情報の廃棄・削除
(特定個人情報の廃棄・削除)
第55条 事務取扱責任者は第4条に規定する事務を処理する必要がある範囲内に限り特定個人情報等を収集又は保管し続けることができるものとする。なお、書類等について所管法令によって一定期間保存が義務付けられているものは、これらの書類等に記載された個人番号をその期間保管するものとし、それらの事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、個人番号をできるだけ速やかに廃棄又は削除するものとする。
(廃棄・削除段階における組織的安全管理措置・人的安全管理措置)
第56条 特定個人情報の廃棄・削除段階における組織的安全管理措置及び人的安全管理措置は第2章(安全管理措置)第1節(組織的安全管理措置・人的安全管理措置)に従うものとする。
(廃棄・削除段階における物理的安全管理措置)
第57条 特定個人情報の廃棄・削除段階における組織的安全管理措置及び人的安全管理措置は第2章(安全管理措置)第2節(物理的安全管理措置)に従うものとする。
(廃棄・削除段階における技術的安全管理措置)
第58条 特定個人情報の廃棄・削除段階における技術的安全管理措置は第2章(安全管理措置)第3節(技術的安全管理措置)に従うものとする。
第9章 特定個人情報の委託の取扱い
(委託先における安全管理措置)
第59条 事務取扱責任者は、個人番号関係事務又は個人番号利用事務の全部又は一部を委託する場合には、自らが果たすべき安全管理措置と同等の措置が委託先において適切に講じられるよう、必要かつ適切な監督を行なうものとする。
(1) 委託先の適切な選定
(2) 委託先に安全管理措置を遵守させるために必要な契約の締結
(3) 委託先における特定個人情報の取扱状況の把握
(1) 設備
(2) 技術水準
(3) 従業者(委託先の組織内にあって直接又は間接を問わず、委託先の指揮監督を受けて委託先の業務に従事している者をいう。)に対する監督・教育の状況
(4) 経営環境状況
(5) 特定個人情報の安全管理の状況(「個人番号を取り扱う事務の範囲の明確化」、「特定個人情報等の範囲の明確化」及び「事務取扱担当者の明確化」、「個人番号の削除、機器及び電子媒体等の廃棄方法の明確化」その他の安全管理に関する状況をいう。)
(6) 神奈川県内広域水道企業団暴力団排除条例(平成24年神奈川県内広域水道企業団条例第2号)第2条第2号から第4号までに規定する暴力団、暴力団員等及び暴力団経営支配法人等のいずれにも該当しないこと
(1) 秘密保持義務に関する規定
(2) 事業所内からの特定個人情報の持出しの禁止
(3) 特定個人情報の目的外利用の禁止
(4) 再委託における条件の設定
(5) 漏えい等事案が発生した場合の委託先の責任に関する規定
(6) 委託契約終了後の特定個人情報の返却又は廃棄に関する規定
(7) 従業者に対する監督・教育に関する規定
(8) 契約内容の遵守状況について報告を求める規定に関する規定
(9) 特定個人情報を取り扱う従業者の明確化に関する規定
(10) 委託者が委託先に対して実地の調査を行うことができる規定
5 事務取扱責任者は、委託先において特定個人情報の安全管理が適切に行われていることについて、1年に1回以上又は必要に応じてモニタリングをするものとする。
6 事務取扱責任者は、委託先において漏えい等事案が発生した場合又はその可能性が高いと判断した場合に適切な対応がなされ、速やかに企業団に報告される体制になっていることを確認するものとする。
7 委託先は、事務取扱責任者の許諾を得た場合に限り、委託を受けた個人番号関係事務又は個人番号利用事務の全部又は一部を再委託することができるものとする。再委託先が更に再委託する場合も同様とする。
8 事務取扱責任者は、再委託先の適否の判断のみならず、委託先が再委託先に対しても必要かつ適切な監督を行っているかどうかについても監督する。
9 事務取扱責任者は、委託先が再委託をする場合、当該再委託契約の内容として、第4項と同等の規定等を盛り込ませるものとする。
(令4企管規程3・一部改正)
第10章 補則
(実施細目)
第60条 この規程の施行に関し必要な事項は、職員課長が定めるものとする。
(令3企管規程2・一部改正)
附則
(施行期日)
1 この規程は、平成27年11月9日から施行する。
(この規程の施行の日の前日から引き続いて職員である者への準用)
2 第3条第1項の規定は、この規程の施行の日の前日から引き続いて職員である者に準用する。この場合「新たに採用された職員」とあるのは「職員は」と、「人事異動通知書の交付を受けた日から14日以内」とあるのは「総務課長から個人番号の提出を求められた日から総務課長が指定する日まで」と、「個人番号が記載された個人番号カード表裏面の写し又は個人番号が記載された通知カードの写し及び当該通知カードに記載された事項がその者に係るものであることを証するものとして同法施行規則(平成26年内閣府・総務省令第3号)に規定する書類の写し」とあるのは「個人番号が記載された通知カードの写し」ど読み替えて適用するものとする。
附則(平成29年企管規程第1号)
この規程は、公表の日から施行する。
附則(平成31年企管規程第5号)
この規程は、平成31年4月1日から施行する。
附則(令和3年企管規程第2号)
この規程は、令和3年4月1日から施行する。
附則(令和4年企管規程第3号)
この規程は、令和4年4月1日から施行する。
附則(令和5年企管規程第7号)
この規程は、令和5年9月15日から施行する。ただし、第1条、第2条、第9条、第15条、第50条、第51条及び第54条の規定は令和5年4月1日から適用する。
(令3企管規程2・一部改正)
(令3企管規程2・一部改正)
(令3企管規程2・一部改正)
(令3企管規程2・一部改正)
