2　公文書は、事務を適正かつ円滑に行うため、その所在等に関して常時把握可能な状態に維持する等、適正に管理しなければならない。この場合において、電子文書、電子情報その他電磁的記録に関しては、法令等に別に定めがある場合を除き、総務課長が別に定めるところにより、取り扱うものとする。

2　総務課長は、公文書事務を適正かつ円滑に処理するため、課長に対し、必要な指導を行うことができる。この場合において、必要があると認めるときは、実態を調査し、若しくは報告を求め、又はその処理に関し改善の指示をすることができる。

3　課長は、それぞれの課における公文書事務を総括する。

4　課長は、公文書の整理を促進し、公文書の適正な保管及び保存をするため、ファイル基準表(第1号様式)を毎事業年度ごとに作成しなければならない。この場合において、課長は、その年度の4月30日までにファイル基準表の写し1部を総務課長に送付しなければならない。また、当該年度中にファイル基準表を変更したときは、課長は、翌年度の4月30日までに、当該ファイル基準表の写し1部を総務課長に送付しなければならない。

5　課長は、それぞれの課における公文書事務の進行状況を常に把握しておかなければならない。

2　文書管理主任は、課の庶務を担当する係長又は主幹(係及び班を置かない課においては課長の指定する主幹、場及び所においては場長又は所長の指定する主幹)をもってあて、文書管理主任に事故があるとき又は文書管理主任が欠けたときは、課長が指定する者がその職務を代理する。

3　前項の規定にかかわらず、課長が必要と認めるときは、課の係長又は主幹以上の職にある者のうちから文書管理主任を指定することができる。

4　文書管理主任は、課における次に掲げる事務を行うものとする。

2　文書管理担当員は、係長(係及び班を置かない課にあっては文書管理主任、班にあっては主幹)をもってあて、文書管理担当員に事故があるとき又は文書管理担当員が欠けたときは、課長が指定する者がその職務を代理する。

3　文書管理担当員は、係又は班(係及び班を置かない課においては課)における次に掲げる事務を行うものとする。

4　係及び班に属さない者(係及び班を置かない課の職員を除く。)については、その分担する事務に関し、自ら前項に掲げる事務を行うものとする。

2　文書事務員は、課長が、課の庶務を担当する係又は班(係及び班を置かない課においては課)の職員のうちから指定する。

3　文書事務員は、文書管理主任の命を受け、課における次に掲げる事務を行うものとする。

4　前項の規定にかかわらず、緊急かつやむを得ない場合又は重要な案件等である場合は、主任者(当該文書に係る事務を主任として分担する者をいう。以下同じ。)が自ら行うことができる。

2　総務課又は主務課において書留郵便物、親展文書及び電報を受領したときは、特殊文書収配簿(第2号様式)に必要な事項を記入しなければならない。

3　前項の規定にかかわらず、主務課(総務課を除く。)において直接企業長又は副企業長あての親展文書を受領したときは、直ちに総務課に回付しなければならない。

4　郵便料金の未納又は不足の郵便物は、総務課長(場、所及びセンターにあっては、場長及び所長)が企業団の所掌する事務に関するものと認めるものに限り、その未納又は不足の料金を支払って受領することができる。

2　総務課において受領した親展文書(企業長又は副企業長あてのものを除く。)は、特殊文書収配簿により、次の各号に掲げる区分に従い、当該各号に掲げる課に、封をしたまま配布するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、刊行物、ポスター、あいさつ状、案内状その他軽易な文書については、同項各号に定める収受の手続を省略することができる。

3　到達の日時がその行為の効力又は権利の得喪若しくは変更に関係のある文書については、前2項の規定により取り扱うほか、当該文書の余白に到達時刻を記載し、記名又は押印するものとする。

4　第8条第3項の規定により回付された親展文書、前条第2項の規定により配布された親展文書及び主務課において受領した親展文書(総務課以外の課において受領した企業長又は副企業長あてのものを除く。)は、当該課の文書事務員が、封筒の表に収受印を押したうえ、封をしたまま名あて人に提出し、その閲覧を経た後、主務課において前3項の規定に準じた手続をとるものとする。

2　前項に規定する公文書については、適切な場所に保管するとともに、その所在等について明らかにしておかなければならない。

3　前2項の規定にかかわらず、送付書等の文書を伴うものについては、当該文書の収受手続を行うことにより、収受したものとみなす。この場合において、当該文書及び当該公文書を別に保管する場合は、適切な場所に保管するとともに、その所在等について明らかにしておかなければならない。

2　文書による起案は、起案用紙(第5号様式)を用いなければならない。

3　前項の規定にかかわらず、次の各号に定めるものについては、起案用紙を用いないことができる。

2　前項の規定により処理する事案は、あらかじめ総務課長の審査及び登録を受け、その文案の写しを総務課長に提出しなければならない。

2　起案者は、特に重要な文書又は特に秘密を要する文書その他特別取扱いを必要とする文書には、その旨を起案用紙等の特別取扱欄に記入しなければならない。

3　起案者は、収受された文書に基づいて起案する場合にあっては収受年月日を、起案用紙等の決められた欄に記入しなければならない。

4　起案によらないで作成する文書及び電子文書の作成者は、当該文書及び電子文書の作成年月日、作成者の所属等必要な事項を当該文書及び電子文書の見やすい箇所に記入するものとする。

2　文書及び電子文書の書式は、前項に規定するもののほか、総務課長が定めるところによるものとする。

2　前項の場合において、条例、規則、企業管理規程、告示、公告、訓令、訓、契約書その他施行者の氏名を表示することが適当なものであるときは、その氏名を併せて記載するものとする。

2　起案文書は、順次課長等へ回議したうえ、企業長、企業長の職務の代理者、企業長の権限の受任者又は職務権限規程(昭和45年神奈川県内広域水道企業団企業管理規程第10号)等の規定により専決権限を有する者の決裁を受けるものとする。この場合において、次条第1項の規定により他の課又は部に回議しなければならないものについては、起案文書に係る事務を所掌する課又は部における回議が終了した後、他の課又は部に回議するものとする。

3　回議対象者は、必要不可欠な職員に限るものとする。

2　前項の規定により回議を受けた課又は部は、回議事項について意見を異にするときは、主務課と協議し、決定しなければならない。

2　電子文書のみで回議された起案文書への承認等は、総務課長が別に定めるところにより行うものとする。

3　文書による回議と電子文書を併用した回議における起案文書への承認等は、第1項に定めるところにより承認を行うとともに、必要に応じて、前項により別に定める操作を併せて行うものとする。

2　主務課長は、条例その他の制定又は改正等に係る事案について事前に総務課長と協議しなければならない。

3　総務課長は、第1項の規定による回議を受けた場合及び前項の規定による協議を受けた場合において必要があると認めるときは、主務課長に対して参考資料等の提示を求め、又は実地調査をすることができる。

4　総務課長は、条例その他の制定又は改正等について必要があると認めるときは、主務課長に対して適切に処置することを求めることができる。

2　起案文書が決裁に至るまでの過程において回議を受ける者が不在のときには起案文書に「後閲」と記載し、事後においてすみやかに当該不在であった者の閲覧に供するものとする。

2　主任者は、単に受理にとどまる電子文書を回覧する場合には、印刷して文書で、課長等の責任者に回覧するものとする。

3　主任者は、回覧が終了したときは、回覧年月日(回覧が終了した年月日をいう。以下同じ。)を記録しなければならない。

2　前項第3号により番号を付するときは、起案者は、文書整理票に必要事項を記入するものとする。この場合において、文書管理主任は、重複番号が発生しないようにしなければならない。

2　公印主任は、前項の規定により審査した結果、押印を適当であると認めたときは、当該文書に自ら公印を押印し、原議の決められた欄に公印を押印した年月日を記入するとともに、記名又は押印をしなければならない。

3　第1項の規定にかかわらず、内部文書及び軽易な文書については、公印の押印を省略することができる。

4　第1項の場合において、施行する文書が2枚以上のものであって当該文書が特に重要なものであるときは、当該文書の連続する用紙と用紙とにわたって公印により割り印を受けることができる。

2　前項の規定による公印の事前押印を承認された者は、当該承認に係る公印の押印を受けた文書については、常にその施行状況を明らかにしておかなければならない。

2　前項の規定による公印の印影の刷り込みの承認を受けた者は、当該承認に係る公印の印影の刷り込みをした文書については、常にその施行の状況を明らかにしておかなければならない。

2　文書事務員は、前項の規定により公文書の郵送依頼を受けたときは、原議と郵送する公文書を照合するとともに、郵送依頼票を点検のうえ押印し、適正な料金にて発送しなければならない。

2　直渡しに係る公文書が特に重要なものであるときは、前項に規定する手続に併せて本人等が受領した旨を示す署名又は押印を受けるものとする。

2　処理済み文書は、事業年度ごと(暦年ごとに整理することが適当なものは、暦年ごと)に整理し、現年度及び前年度に係るものを区分けして、保管しなければならない。ただし、第59条第2項若しくは第3項又は第61条第1項の規定により主務課長が保管する場合は、この限りでない。

3　前項に規定する事業年度又は暦年の帰属の基準は、文書の処理済み年月日によるものとし、当該処理済み年月日は、施行した原議にあっては施行年月日、第36条第3項の規定による回覧が終了した文書にあっては回覧年月日、その他の文書にあっては事案の処理が終了した年月日によるものとする。

4　処理済み文書をキャビネット等に収納するときは、ファイル基準表の区分に従い、該当する個別フォルダーに収納することにより行わなければならない。この場合において、該当する個別フォルダーがないときは、新たに個別フォルダーを作成し、収納しなければならない。

5　第2項の規定にかかわらず、異なる事業年度の複数の個別フォルダーに収納すべき処理済み文書を事案ごとに1つの個別フォルダーに1件として整理すること(以下「一件別整理」という。)が適当な場合の整理及び保管は、処理済年月日の最も新しい文書の事業年度によるものとする。

2　主務課の職員以外の職員から当該主務課において保管している公文書の利用の申込みがあったときは、当該主務課長は、総務課長が別に定める手続により、当該公文書を利用させることができる。

2　課長は、公文書について、別表の保存期間の区分の欄に掲げる区分に応じ、それぞれ同表の公文書の類型の欄に掲げる類型に基づき、保存期間を設定しなければならない。

3　公文書の保存期間は、ファイル基準表により、個別フォルダー単位に設定するものとする。

4　第51条第5項による一件別整理をする公文書の保存期間の設定に当たっては、最も長期に保存すべきものを基準とする。

5　保存期間の起算は、処理済み年月日の属する事業年度の翌事業年度の4月1日とする。ただし、暦年ごとに整理し、保管するものの保存期間の起算日は、処理済み年月日の属する年の翌年の1月1日とする。

6　前項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる公文書の保存期間の起算日は、当該各号に定める日とする。

2　主務課長は、主務課において保管する公文書の保存期間が満了した場合であっても、事務処理上特に必要とする理由があると認めるときは、必要な期間に限りその保存期間を延長することができる。

2　前項の場合において、図面等で編集し、製本することができないものは、箱又は紙袋に入れる等の方法で処理することができる。

3　主務課においては、処理済み公文書で保存期間が5年又は3年に属するものについては、総務課長が別に定める文書保存箱(以下「保存箱」という。)に収納しなければならない。この場合において、保存期間の異なる公文書を同一の保存箱に収納してはならない。

4　前3項の規定による文書の編集、製本等は、処理済み年月日の属する年度の翌々年度の8月31日までに行うものとする。また、暦年ごとに整理し、保管する公文書の編集、製本等は、処理済み年月日の属する年の翌々年の8月31日までに行うものとする。

5　次条第2項の規定により引継ぎをしないで保管する処理済み公文書及び第61条第1項の規定により返還を受けて保管する処理済み公文書については、主務課長が、引継保留・返還文書整理票(第9号様式)により整理し、保管しなければならない。

6　処理済み公文書のうち電磁的記録については、主務課長が、保存期間満了までの間、適切な方法で整理し、保管しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、主務課長が事務処理上特に必要があると認める処理済み文書は、その必要とする期間を限り、総務課長が別に定めるところにより引継ぎをしないことができる。

3　第1項の規定にかかわらず、第56条第6項第3号に掲げる常時使用する文書については、主務課長が、保存期間中引き続き、適切に保管しなければならない。

4　第1項の規定による処理済み文書の引継ぎは、処理済み年月日の属する年度の翌々年度の8月までに行うものとする。ただし、暦年ごとに整理し、保管する処理済み文書の引継ぎは、処理済み年月日の属する年の翌々年の8月31日までに行うものとする。

5　主務課長は、処理済み文書の引継ぎをしようとするときは、保存文書引継書(第10号様式)又は保存文書引継票(第11号様式)を作成したうえで、当該文書に保存文書引継書及び保存文書索引目次又は保存文書引継票を添えて、総務課長に提出して行わなければならない。この場合において、当該処理済み年度のファイル基準表に変更があるときは、主務課長は、ファイル基準表を修正のうえ、その写しを併せて提出しなければならない。

6　前項の場合において、保存箱に収納した文書の引継ぎは、保存箱に入れたまま行うものとする。

7　保存文書引継書は、保存期間が永年又は10年に属するものと定められているものに使用するものとする。

8　保存文書引継票は、保存期間が5年又は3年に属するものと定められているものに使用するものとし、その写しを保存箱に入れるものとする。

9　主務課長は、第2項により保管するものが、その必要な期間を経過し、なお保存期間が残存している場合には、総務課長に当該文書の引継ぎをしなければならない。

2　総務課長及び主務課長は、保存文書台帳又は保管文書台帳を設け、常に整理しておかなければならない。

3　主務課長は、組織改変等により分掌事務に異動があったときは、総務課長が別に定める措置を講じなければならない。

2　主務課長は、前項により保管するものが、その必要な期間を経過し、なお保存期間が残存している場合には、総務課長に当該文書の引継ぎをしなければならない。

2　前項の場合において、貸し出し、又は閲覧させることができる期間は原則として15日以内とし、この期間中であっても、総務課長又は主務課長は、必要があるときは、貸し出した文書の返還を求め、又は閲覧を一時停止させることができる。

3　保存文書を利用する職員は、当該保存文書を損傷し、紛失しないように注意するとともに、転貸し、抜取り、追補、まっ消、訂正等をしてはならない。

2　主務課長は、毎年4月に、主務課において保管している公文書で、保存期間が満了したものを削除又は廃棄しなければならない。この場合において、主務課長は保管文書廃棄台帳を作成しなければならない。

3　前2項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる公文書については、保存期間が満了した後においても、当該各号に定める期間が経過するまで、その保存期間を延長するものとする。この場合において、当該公文書が当該各号に掲げる複数の事情に該当するときは、それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間保存することとする。

2　主務課長は、主務課において保管する公文書(永年保存に係る公文書を含む。)の保存期間が満了しない場合であっても、廃棄すべき特段の理由があると認められるときは、総務部長の決裁を受けて廃棄することができるものとする。

3　主務課長は、永年保存に係る公文書については、当該公文書の保存開始の日から30年を経過した時において保存継続の必要性の有無を判断し、不要と判断されたものについては、前2項の規定により総務部長の決裁を受けて廃棄するものとする。

(施行期日)

1　この規程は、平成15年4月1日から施行する。

(文書等管理規程の廃止)

2　文書等管理規程(平成6年神奈川県内広域水道企業団企業管理規程第3号。以下「旧規程」という。)は、廃止する。

(経過措置)

3　第59条第5項後段の規定は、平成15年度における引継ぎ手続及び平成16年度における引継ぎ手続については適用しない。

4　この規程の施行の際旧規程第13条第2項の規定により例文処理の審査及び登録を受けているものについては、第18条第2項の規定により例文処理の登録を受けたものとみなす。

5　この規程の施行の際旧規程第17条第1項第3号の規定により定められている公文書の記号は、第40条第1項第3号の規定により定められたものとみなす。

6　前2項に定めるもののほか、旧規程の規定によりなされた処分、手続その他の行為は、この規程中これに相当する規定がある場合は、この規程の相当規定によりなされた処分、手続その他の行為とみなす。

7　旧規程に定める様式に基づいて調製した用紙は、平成16年3月31日までの間、必要な調整をして使用することができる。

8　旧規程に定める様式に基づいて作成した処理印は、当分の間、必要な調整をして使用することができる。

この規程は、平成16年3月15日から施行する。

この規程は、平成16年4月1日から施行する。

この規程は、平成18年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、平成19年4月1日から施行する。

この規程は、平成20年4月1日から施行する。

この規程は、平成21年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、平成22年4月1日から施行する。

この規程は、公表の日から施行する。

この規程は、公表の日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、平成25年4月1日から施行する。

この規程は、公表の日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、平成26年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、平成27年4月1日から施行する。

この規程は、平成28年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、平成29年4月1日から施行する。

この規程は、平成31年4月1日から施行する。

1　この規程中第1条の規定は公表の日から、第2条の規定は平成31年7月1日から施行する。

2　この規程による改正前の公文書管理規程第7号様式に基づいて調製した用紙は、当分の間、必要な調整をしたうえ、改正後の同規程第7号様式に基づいて調製した用紙とみなして使用することができる。

この規程は、令和3年4月1日から施行する。

この規程は、公表の日から施行する。

この規程は、令和4年4月1日から施行する。

1　この規程は、令和5年4月1日から施行する。

8　改正法附則第6条第1項又は第2項の規定により採用された職員の任免に関する公文書に対する第10条の規定による改正後の文書管理規程の適用にあたっては、改正後の別表5年保存とするものの部5の項に規定する公文書とみなす。