別表第1―2(第11条第1号関係)
○　職員以外の第三者に係る法定調書作成事務処理手順(①～⑧)

①　職員以外の第三者に個人番号等の提出を依頼する方法
　職員が担当業務に関連して職員以外の第三者(議員、監査委員、弁護士、委員、地権者、研修講師等をいう。以下「地権者等」という。)から、源泉徴収票又は支払調書(以下「源泉徴収票等」という。)の作成に必要な、通知カードの写し及び身元確認書類、又は個人番号カードの写し(以下「マイナンバー等」という。)を取得しようとするときは、マイナンバー等の取得に関し、職員の所属する所属長の決裁を得た後、職員課長が例示する「個人番号及び本人確認書類の提出のお願い(依頼)」に公印を押印した文書を当該地権者等に手渡したうえで、当該文書に記載されているマイナンバー等を取得する理由を説明し、提出を依頼するものとする。なお、地権者等と直接面会することが著しく困難な場合で、当該所属長と職員課長が協議を行ったときは、面会によらず、郵便により依頼することができる。	

②　地権者等から提出された書類等を受け取る方法
　当該業務担当職員は、地権者等から封筒に封かんされたマイナンバー等を面会により直接受け取るものとする。なお、地権者等と直接面会することが著しく困難な場合で、当該所属長と職員課長の協議を行ったときは、面会によらず、郵便により受け取ることができる。
　当該業務担当職員は、封筒を受け取った場合には、開封することなく各所属の事務取扱補助者に直接手渡すこととし、自分の手元に個人番号の含まれた書類を残してはならないものとする。	

③　取りまとめた書類等の職員課への移動方法
　各所属の事務取扱補助者は、②の書類を開封することなくできるだけ速やかに定期便その他確実な方法で職員課の事務取扱担当者に受け渡すこととし、自分の手元に個人番号の含まれた書類を残してはならないものとする。職員課の事務取扱担当者は、前項の書類を受領した場合には、番号利用法第16条に従った本人確認を行うものとする。	

④　情報システムへの個人番号を含むデータ入力及び書類等の取扱い
　職員課の事務取扱担当者は、②に基づく本人確認を行った場合には、速やかに情報システム内の特定個人情報ファイルに入力するものとする。職員課の事務取扱担当者は、特定個人情報ファイルに入力前の特定個人情報と入力後の特定個人情報とを見比べる等により、当該特定個人情報が正確に入力されているかどうか照合を行うものとする。照合後は、マイナンバー等はPDF化した上で特定個人情報ファイルに格納するとともに、個人番号が識別不可能となるまで裁断するものとする。源泉徴収票等の作成に必要な書類の取り扱いは後述する。	

⑤　源泉徴収票等の作成方法
　職員課の事務取扱担当者は、各所属から提出された地権者等に関する税務情報と情報システム内の特定個人情報ファイル内の特定個人情報とを利用して、源泉徴収票等を作成する。この場合、事務取扱担当者は、当該特定個人情報を他の目的で利用してはならない。	

⑥　源泉徴収票等の行政機関等への提出方法
　行政機関等に源泉徴収票等の法定調書等をデータで提出するに当たっては、行政機関等が指定する提出方法に従うものとする。	

⑦　源泉徴収票等の本人への交付方法
　本人交付用の源泉徴収票等については、所得税法施行規則第93条に基づき、個人番号を記載しない。	

⑧　源泉徴収票等の控え、職員等から提出された書類及び情報システムで取り扱うファイル等の保存方法
　情報システムで取り扱う特定個人情報ファイルの保存については、本規程第5章(特定個人情報の保管：第41条から第45条まで)に従い安全管理措置の対象とする。	

⑨　法定保存期間を経過した源泉徴収票等の控え等の廃棄・削除方法
　特定個人情報等を取り扱う情報システムにおいては、当該関連する法定調書の法定保存期間経過後1年以内に個人番号を削除するものとする。
　個人番号が記載された書類等については、当該関連する法定調書の法定保存期間経過後1年以内に廃棄をするものとする。