別表第2(第11条第2号関係)
○　公共職業安定所等への雇用・労働保険関係届出事務処理手順(①～⑤)

①　職員等から提出された書類等を預かる方法
　職員等は、通知カードの写し及び身元確認書類、又は個人番号カードの写し(以下「マイナンバー等」という。)若しくはマイナンバーを記載した公共職業安定所等への届出に必要な書類を、封かんなど各所属の事務取扱補助者が当該個人番号を見ることができない措置を講じた上で、各所属の事務取扱補助者に提出する。なお、既にマイナンバー等を企業団に提出している場合は、本件に係るマイナンバー等の提出を省略し、個人番号を記載した届出に必要な書類のみを提出することができる。各所属の事務取扱補助者は、受領簿に受領書類名称、受領日時、提出した職員氏名、受領した職員氏名を記載する。	

②　預かった書類等の職員課への移動方法
　各所属の事務取扱補助者は、①の書類を開封することなくできるだけ速やかに定期便その他確実な方法で職員課の事務取扱担当者に受け渡すこととし、自分の手元に個人番号の含まれた書類を残してはならないものとする。職員課の事務取扱担当者は、前項の書類を受領した場合には、番号利用法第16条に従った本人確認を行うものとする。	

③　書類等の取扱い
　職員課の事務取扱担当者は、②に基づく本人確認を行った後、速やかに決裁文書を作成し、待ちまわり決裁で職員課長の決裁を受けるものとする。稟議対象職員が不在の場合は、文書を放置せず、施錠できるキャビネットに保管し、稟議対象職員が在席しているときに再び持ち回り決裁を受けるものとする。決裁後は、必要な公印を押印し、できるだけ速やかに公共職業安定所等に届出するものとする。なお、公印押印の際は、公印事務担当者が個人番号を見ることがないよう、一時的に付箋等で覆うなどの措置を講ずるものとする。	

④　職員等から提出された書類及び決裁文書の保存方法
　個人番号が記載された、職員等から提出された書類及び決裁文書は、施錠できるキャビネットに保管しなければならない。	

⑤　法定保存期間を経過した職員等から提出された書類等の廃棄方法
　個人番号が記載された書類等については、当該関連する書類等の法定保存期間経過後1年以内に裁断等の措置を施した上で廃棄をするものとする。