別表第1―1(第11条第1号関係)
○　職員に係る法定調書作成事務処理手順(①～⑧)

①　職員等から提出された書類等を取りまとめる方法
　職員は、通知カードの写し又は個人番号カードの写し(以下「マイナンバー等」という。)若しくは源泉徴収票の作成に必要な書類を、封かんなど各所属の事務取扱補助者が当該個人番号を見ることができない措置を講じた上で、各所属の事務取扱補助者に提出する。各所属の事務取扱補助者は、所属職員一覧表に職員ごとに受領日を記載して提出する。	

②　取りまとめた書類等の職員課への移動方法
　各所属の事務取扱補助者は、①の書類を開封することなくできるだけ速やかに定期便その他確実な方法で職員課の事務取扱担当者に受け渡すこととし、自分の手元に個人番号の含まれた書類を残してはならないものとする。職員課の事務取扱担当者は、前項の書類を受領した場合には、番号利用法第16条に従った本人確認を行うものとする。	

③　情報システムへの個人番号を含むデータ入力及び書類等の取扱い
　職員課の事務取扱担当者は、②に基づく本人確認を行った場合には、速やかに情報システム内の特定個人情報ファイルに入力するものとする。職員課の事務取扱担当者は、特定個人情報ファイルに入力前の特定個人情報と入力後の特定個人情報とを見比べる等により、当該特定個人情報が正確に入力されているかどうか照合を行うものとする。照合後は、マイナンバー等はPDF化した上で特定個人情報ファイルに格納するとともに、個人番号が識別不可能となるまで裁断するものとする。源泉徴収票の作成に必要な書類の取り扱いは後述する。	

④　源泉徴収票の作成方法
　職員課の事務取扱担当者は、情報システム内の特定個人情報ファイル内の特定個人情報を利用して、源泉徴収票を作成する。この場合、事務取扱担当者は、当該特定個人情報を他の目的で利用してはならない。	

⑤　源泉徴収票の行政機関等への提出方法
　行政機関等に源泉徴収票の法定調書等をデータで提出するに当たっては、行政機関等が指定する提出方法に従うものとする。	

⑥　源泉徴収票の本人への交付方法
　本人交付用の給与所得の源泉徴収票については、所得税法施行規則第93条に基づき、個人番号を記載しない。	

⑦　源泉徴収票の控え、職員等から提出された書類及び情報システムで取り扱うファイル等の保存方法
　情報システムで取り扱う特定個人情報ファイルの保存については、本規程第5章(特定個人情報の保管：第41条から第45条まで)に従い安全管理措置の対象とする。	

⑧　法定保存期間を経過した源泉徴収票の控え等の廃棄・削除方法
　特定個人情報等を取り扱う情報システムにおいては、当該関連する法定調書の法定保存期間経過後1年以内に個人番号を削除するものとする。
　個人番号が記載された書類等については、当該関連する法定調書の法定保存期間経過後1年以内に廃棄をするものとする。